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CalculatorAI

Vergleich

Das beste kostenlose CRM für Freelancer

Vergleichen Sie, wie man Kunden im Blick behält – mit einer Tabelle, einem bezahlten CRM wie HubSpot, HoneyBook oder Dubsado oder mit dem Kunden- & Projekt-Tracker von CalculatorAI, der aus Ihren vorhandenen Rechnungen liest, was jeder Kunde gezahlt hat.

Kunden-Tracker öffnen Handbuch

CalculatorAI

Kunden- & Projektverwaltung

AIKostenlos

Was jeder Kunde gezahlt hat, was offen ist und wie schnell er zahlt – aus Rechnungen, Buchungen und Einnahmen gelesen, nicht doppelt eingetippt

Kostenlos, ohne Grenze für Kunden, Deals, Projekte oder Stunden

Echter Stundensatz pro Kunde und Pauschalprojekt, nach Kosten wie Fahrtkosten

Ein Timer, Stunden pro Projekt und eine Rechnung über die offenen Stunden mit einem Klick

TabelleBezahlte CRMs
Die meisten CRMs sind darauf gebaut, Ihnen den nächsten Tarif zu verkaufen. Der Gratis-Tarif von HubSpot ist auf 1.000 Kontakte begrenzt und drängt zum Upgrade; HoneyBook und Dubsado beginnen bei rund $35 im Monat und haben 2025 die Preise erhöht; Bonsai, Pipedrive und Folk rechnen pro Nutzer ab, ein Studio mit drei Leuten zahlt also dreifach. Und fast alle lassen Sie Beträge doppelt eintippen: einmal auf der Rechnung, einmal im CRM.
Der Kunden- & Projekt-Tracker von CalculatorAI ist kostenlos und ohne Limits. Er verwaltet Kunden, Deals, Projekte, Aufgaben, Stunden und einen Verlauf – und liest, was jeder Kunde gezahlt hat, was offen ist und wie schnell er zahlt, aus den Rechnungen, Buchungen und Einnahmen, die Sie auf der Website ohnehin erfassen. Außerdem versendet er Verträge zur elektronischen Unterschrift, gibt jedem Kunden ein privates Portal, nimmt Anfragen über ein Formular auf Ihrer Website an und ordnet weitergeleitete E-Mails dem richtigen Kunden zu. Der Tab „Auswertung“ zeigt, welche Quelle und welche Kampagne zahlende Kunden bringt, mit Kosten pro Lead und Rendite; dazu verwaltet er Abos und Bewertungen der Kunden, legt Projekte aus Vorlagen an, hält Dateien in jeder Kundenkarte und führt Dubletten zusammen – und mit Pro schreiben Sie einem Kunden direkt aus seiner Karte. Was er nicht kann: automatisierte E-Mail-Sequenzen. Wenn die der Kern Ihres Geschäfts sind, ist ein spezialisiertes Tool die ehrliche Antwort.

Was ein Kunden-Tracker richtig machen muss

Geld ohne doppeltes Eintippen

Bezahlte Rechnungen, bezahlte Buchungen und Einnahmen aus der GuV werden Kunden über E-Mail, Telefon oder Name zugeordnet. Bei jedem Kunden sehen Sie, was er gezahlt hat, was offen ist und wie viele Tage er zum Zahlen braucht.

Eine Pipeline nach Ihren Regeln

Eigene Phasen mit eigener Abschlusswahrscheinlichkeit. Ziehen Sie Deals weiter und sehen Sie die gewichtete Prognose, die Abschlussquote und überfällige Deals.

Projekte mit echtem Stundensatz

Pauschal, nach Stunden oder als Retainer, mit Budget und Frist. Ein Pauschalpreis, der sich über zu viele Stunden verteilt, zeigt seinen echten Stundensatz, bevor es wehtut.

Stunden und ein Timer

Ein Timer auf der Serveruhr, Stunden pro Kunde und Projekt und der Wert der noch nicht abgerechneten Stunden – mit einem Klick in Rechnung gestellt.

Wiedervorlagen, die nicht untergehen

Ein Wiedervorlage-Tag pro Kunde, Fristen und Kunden, die sich lange nicht gemeldet haben, landen in Ihrem Kalender und in der Morgenübersicht.

Alles nach Ihren Wünschen

Jede Phase und jeden Status umbenennen und umsortieren, eigene Felder anlegen, Google-Kontakte oder eine vCard vom Handy importieren, alles kostenlos exportieren.

KI-Assistent

Fragen, wer Ihnen Geld schuldet – Kunden per Satz anlegen

Der Assistent der Website liest dieselbe Kartei, die der Tracker zeigt – was jeder Kunde gezahlt hat und schuldet, die Pipeline, die Wiedervorlagen von heute. Erzählen Sie ihm von einem neuen Kunden oder einem Anruf, und er öffnet das ausgefüllte Formular zum Speichern.

Wobei er hilft

A1

Beantwortet „Wer schuldet mir Geld?“, „Wen sollte ich diese Woche anrufen?“ und „Welcher Kunde bringt am wenigsten?“ aus Ihrer eigenen Kartei.

A2

Legt einen Kunden, Deal, eine Aufgabe, Notiz, Stunden, ein Abo oder eine Bewertung aus einem Satz an – das Formular öffnet sich ausgefüllt, Sie speichern.

A3

Setzt eine Wiedervorlage: „Erinnere mich, Atlas Fitness nächsten Dienstag anzurufen.“

A4

Erklärt eine Zahl: warum der echte Stundensatz eines Pauschalprojekts unter dem Satz liegt.

CalculatorAI Copilot

Kunden-Assistent

Live
Wer schuldet mir gerade Geld? Und eine Notiz zu Lumen Studio: wegen der überfälligen Rechnung angerufen, sie zahlen Freitag.
Lumen Studio schuldet $1,360, seit 20 Tagen überfällig – sie zahlen meist rund drei Wochen zu spät. Die Notiz liegt in ihrem Verlauf bereit: ein Anruf heute, „wegen der überfälligen Rechnung angerufen, sie zahlen Freitag“. Tippen Sie auf Hinzufügen, um sie zu speichern.

Gezahlt · 12 Monate

$26,100

Noch offen

$4,960

Pipeline, gewichtet

$4,860

Der Assistent nennt die Zahlen des Trackers und speichert nie etwas von selbst – Sie tippen auf Speichern.

Live-Vorschau

Wer zahlt, wer schuldet, wen anrufen

Was Kunden in zwölf Monaten gezahlt haben, was offen und überfällig ist, die gewichtete Pipeline, die Abschlussquote, die Stunden dieses Monats und die Liste dessen, was heute Ihre Aufmerksamkeit braucht.

Wer zahlt, wer schuldet, wen anrufen

Vergleichstabelle

CalculatorAITabelleBezahlte CRMs
Kunden als Personen und Firmen, mit eigenen FeldernManuell
Keine Grenze für Kunden oder Kontakte im Gratis-TarifBegrenzt
Pipeline mit eigenen Phasen und gewichteter Prognose
Was jeder Kunde gezahlt hat, aus Ihren Rechnungen gelesenManuellTeilweise
Zahlungsdauer und Markierung säumiger Zahler
Echter Stundensatz pro Kunde und PauschalprojektManuell
Projekte, Aufgaben, Meilensteine und FristenManuellBezahltarife
Zeiterfassung mit TimerTeilweise
Offene Stunden mit einem Klick abrechnenTeilweise
Wiedervorlagen im Kalender und eine Morgenübersicht
Import aus Google-Kontakten, Outlook, HubSpot-CSV oder vCardManuell
Kostenloser Export aller FelderTeilweise
Team-Kartei mit Rollen – kein Preis pro Nutzer für LeserManuellPro Nutzer
Zehn Sprachen, jede WährungTeilweise
Postfach-SynchronisierungWeiterleitungsadresse
Kundenportal und Verträge mit E-SignaturBezahltarife
Formular-Baukasten für Anfragen auf Ihrer Website
Auswertung: Herkunft der Kunden, Conversion, Kosten pro Lead und Rendite je KampagneManuellBezahltarife
Abos und Wartungsverträge von Kunden mit Erinnerung an die VerlängerungManuellTeilweise
Kundenbewertungen mit SternenManuellTeilweise
Projektvorlagen mit datierten AufgabenBezahltarife
Dem Kunden direkt aus seiner Karte schreiben, mit VorlagenPro
Dateien in der Karte jedes Kunden
Doppelte Kunden zusammenführenManuellTeilweise
PreisKostenlosKostenlos$0 – $129 / Monat

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Auf Ihrer Website veröffentlichen

Kopieren Sie die gestaltete Tabelle, Markdown oder ein stets aktuelles Live-Widget.

Wo CalculatorAI überzeugt

  • Was jeder Kunde gezahlt hat, was offen ist und wie schnell er zahlt – aus Rechnungen, Buchungen und Einnahmen gelesen, nicht doppelt eingetippt
  • Kostenlos, ohne Grenze für Kunden, Deals, Projekte oder Stunden
  • Echter Stundensatz pro Kunde und Pauschalprojekt, nach Kosten wie Fahrtkosten
  • Ein Timer, Stunden pro Projekt und eine Rechnung über die offenen Stunden mit einem Klick
  • Jede Phase, jeden Status und jedes Feld umbenennen, umsortieren, ausblenden oder ergänzen
  • Eine Team-Kartei mit Rollen; Leser zahlen nie, und die eigenen Rechnungen jedes Mitglieds bleiben privat
  • Verbunden mit dem Rechnungsgenerator, der Kundenbuchung, der GuV, dem Fahrtenbuch und dem Schicht-Tracker
  • Eine Auswertung, die zeigt, welche Quelle und welche Kampagne zahlende Kunden bringt – Kosten pro Lead und Rendite, berechnet aus den Kunden selbst

Gut zu wissen

  • Zwei-Wege-Postfach-Synchronisierung (Gmail, Outlook) – stattdessen ordnet eine persönliche Weiterleitungsadresse E-Mails, die Sie in BCC setzen oder weiterleiten, dem Verlauf des Kunden zu
  • Zahlung direkt im Kundenportal – das Portal zeigt Rechnungen, bezahlt wird über die Rechnung selbst
  • Keine automatisierten E-Mail-Sequenzen oder Massenmails – Sie schreiben einem Kunden einzeln aus seiner Karte; Kampagnen werden nach Kosten und Rendite ausgewertet, nicht von hier verschickt
  • Geld aus Ihren anderen Trackern erscheint in Ihrer persönlichen Kartei; eine gemeinsame Team-Kartei zählt ihre eigenen Stunden und Deals
FAQ

Häufige Fragen

Alles Wichtige dazu, wie der Tracker Zahlungen liest, zur Pipeline, zu Stunden, Import und Teams – und was er noch nicht kann.

01Was ist das beste kostenlose CRM für Freelancer?
Eines, das Sie tatsächlich aktuell halten. Wenn Sie Rechnungen über CalculatorAI schreiben, braucht der Kunden- & Projekt-Tracker am wenigsten Tipparbeit: Er weiß bereits, was jeder Kunde gezahlt hat. Läuft Ihr Geschäft über automatisierte E-Mail-Sequenzen, können das heute bezahlte Tools wie HoneyBook oder Dubsado.
02Ist es wirklich kostenlos und ohne Limits?
Ja. Kunden, Firmen, Deals, Projekte, Aufgaben, Stunden, der Verlauf, die Auswertung, Abos, Bewertungen, Import und Export sind kostenlos und unbegrenzt. Pro ergänzt eine Kundenkartei, die Sie mit einem Team teilen, das Scannen von Visitenkarten und E-Mails an Kunden direkt aus ihrer Karte.
03Woher weiß er, was ein Kunde gezahlt hat?
Er ordnet bezahlte Rechnungen, bezahlte Buchungen und GuV-Einnahmen den Kunden zu – zuerst über die E-Mail, dann über das Telefon, dann über den vollständigen Namen, ohne Rücksicht auf Groß- und Kleinschreibung, Satzzeichen oder Zusätze wie „GmbH“ oder „LLC“. Ein Eintrag, der zu zwei Kunden passen könnte, wird ausgelassen statt geraten. Sie können weitere Namen hinterlegen, unter denen ein Kunde Rechnungen erhält.
04Kann ich meine Kontakte importieren?
Ja – eine CSV aus Google-Kontakten, Outlook, HubSpot oder einer beliebigen Tabelle oder das Adressbuch Ihres Handys als vCard (.vcf). Sie sehen jeden Kontakt vor dem Speichern, und bereits vorhandene sind markiert.
05Kann mein Team ihn gemeinsam nutzen?
Ja, mit einer gemeinsamen Kundenkartei: Inhaber und Admins verwalten sie, Bearbeiter fügen hinzu und ändern, Leser sehen nur. Bearbeiter brauchen Pro, Leser nicht. Die privaten Rechnungen jedes Mitglieds bleiben privat.
06Sehe ich, welcher Marketingkanal zahlende Kunden bringt?
Ja. Geben Sie bei jedem Kunden die Quelle an oder ordnen Sie ihn einer Kampagne zu – im Kundenformular oder automatisch über ein Website-Formular –, und der Tab „Auswertung“ zeigt je Quelle und Kampagne neue Kunden, wie viele zahlend wurden und den Umsatz, dazu Kosten pro Lead und die Rendite des Budgets. Eine Kampagne wird über ihre gesamte Laufzeit bewertet; von Hand eingetragen wird nur ihr Budget.
07Kann ich einem Kunden aus dem Tracker eine E-Mail schreiben?
Ja, mit Pro. „Schreiben“ in der Kundenkarte verschickt eine Nachricht unter Ihrem Namen aus einer fertigen Vorlage – Nachfassen, Angebot, Dankeschön, Zahlungserinnerung oder Bitte um eine Bewertung –, und Antworten landen in Ihrem eigenen Postfach. Eine Kopie bleibt im Verlauf des Kunden. Es ist immer eine einzelne E-Mail, keine automatische Serie.
08Kann ich Dateien und laufende Verträge beim Kunden ablegen?
Ja. Jede Karte speichert Dateien – Briefings, anderswo unterschriebene Unterlagen, Fotos, bis 25 MB pro Datei – und die Abos, Mitgliedschaften oder Wartungsverträge, die der Kunde Ihnen zahlt, mit der nächsten Verlängerung im Kalender. Abgebucht wird nichts automatisch: Ein Klick öffnet die ausgefüllte Rechnung für den Zeitraum.
09Ersetzt er mein Rechnungsprogramm?
Er arbeitet mit dem Rechnungsgenerator von CalculatorAI zusammen: Stellen Sie die offenen Stunden eines Kunden direkt von seiner Karte in Rechnung, und der Tracker sieht die Rechnung, sobald sie bezahlt ist. Er versendet selbst keine Rechnungen und nimmt keine Kartenzahlungen an.

Die echten Zahlen Ihrer Kunden sehen

Öffnen Sie den Tracker und sehen Sie sich das Beispiel an: ein Webdesigner mit zwei Firmen und deren Kontakten, eine Pipeline in jeder Phase, eine Website zum Pauschalpreis, eine Landingpage nach Stunden, die ihre Frist überschritten hat, und ein Kunde, der drei Wochen zu spät zahlt.

Kunden-Tracker öffnen

Ratgeber

Anleitungen, die dieses Tool verwenden· auf Englisch

Alle 9 Ratgeber
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