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Reisekosten, Verpflegung und Kilometergeld erfassen, Vorschuss abziehen, Erstattung anfordern.
Aus einem Stapel Belege wird eine Abrechnung, die die Buchhaltung freigibt
Eine Spesenabrechnung reichen Mitarbeitende, Selbstständige und Unternehmer ein, um verauslagtes Geld zurückzubekommen: Reisekosten, Verpflegung, Kilometergeld, Software oder Bewirtung. Jede Ausgabe steht mit Datum, Kategorie und Betrag in einer eigenen Zeile, sodass die prüfende Stelle sofort sieht, was erstattet werden soll.
Unser Generator behält Menge und Einzelbetrag bei — genau das macht die Kilometerpauschale möglich: Tragen Sie 240 km zu 0,30 € ein, und die Zeile rechnet sich selbst, ebenso wie drei Hotelübernachtungen. Haben Sie bereits einen Vorschuss erhalten, erfassen Sie ihn, und am Ende steht nicht eine Forderung an Sie, sondern der Betrag, der Ihnen erstattet wird.
Fügen Sie Ihr Logo hinzu, wählen Sie eines von fünf PDF-Designs und Ihre Währung. Laden Sie die druckfertige Spesenabrechnung herunter oder senden Sie sie direkt an Vorgesetzte oder die Buchhaltung.
Ja. Sie können den vollständigen WYSIWYG-Editor nutzen, eines der 5 PDF-Designs wählen, Ihr Logo hochladen, zwischen mehr als 150 Währungen wechseln und ein fertiges PDF herunterladen – ganz ohne Konto.
PDF-Downloads sind in jedem Tarif unbegrenzt: kein Tageslimit, kein Wasserzeichen, keine Anmeldung nötig.
Kostenlos mit Anmeldung – erst ausprobieren, dann entscheiden:
Nach einer Anmeldung in 30 Sekunden nutzen Sie jede Pro-Funktion in einem kleinen Kontingent: 5 KI-Füllungen pro Tag, bis zu 5 gespeicherte Dokumente, bis zu 5 E-Mails an Kunden, 1 CSV-Import mit KI-Zuordnung, bis zu 10 Adressbuch-Einträge sowie die vollständige Synchronisierung zwischen Ihren Geräten.
Pro:
Alles aus dem kostenlosen Tarif ohne Limits – unbegrenztes KI-Füllen, unbegrenzt viele gespeicherte und synchronisierte Dokumente, unbegrenzter E-Mail-Versand, unbegrenzte CSV-Importe mit KI, ein unbegrenztes Adressbuch und Zugang zu allen künftigen Vorlagen.
Eine Spesenabrechnung reichen Mitarbeitende oder Auftragnehmer ein, um ausgelegte Kosten erstattet zu bekommen. Sie enthält Ihren Namen, Ihre Funktion und Personalnummer (Eingereicht von), das Unternehmen und die Abteilung, die die Kosten erstatten (Eingereicht bei), eine Nummer und das Datum.
Dann folgt eine Zeile pro Ausgabe – Beschreibung, Menge und Einzelpreis; jeden Betrag berechnen wir automatisch. Bewahren Sie zu jeder Position den Beleg auf. Darunter: ein bereits erhaltener Vorschuss und der Erstattungsbetrag.
Alle über 150 Währungen nach ISO 4217 – von USD, EUR, GBP und JPY bis KWD, XOF und ZWG. Die wichtigsten Währungen stehen oben, alle anderen folgen alphabetisch.
Jede Währung hat die richtige Zahl an Nachkommastellen: USD/EUR/GBP 2, JPY/KRW/VND 0, KWD/BHD/IQD 3. Das Zahlenformat richtet sich nach Ihrer Spracheinstellung.
Ja, kostenlos. Klicken Sie oben links auf „Logo hinzufügen“ und wählen Sie eine PNG-, JPEG- oder WEBP-Datei bis 500 KB. Das Logo wird zusammen mit dem Entwurf in Ihrem Browser gespeichert und erscheint in jedem PDF-Design.
Es verlässt Ihr Gerät erst, wenn Sie sich anmelden und das Dokument ausdrücklich speichern. Kein externes CDN, keine öffentliche URL – das Bild wird direkt in das PDF eingebettet.
KI-Füllen füllt das Formular auf zwei Wegen aus. Erstens: Beschreiben Sie in einer Zeile, was geliefert oder geleistet wurde – z. B. „Frontend-Entwicklung, 40 h zu 90 $/h plus 5 Design-Revisionen zu je 200 $“ –, und die KI zerlegt das in strukturierte Positionen. Zweitens: Klicken Sie auf die Büroklammer und laden Sie einen Screenshot, ein Foto oder ein PDF eines vorhandenen Geschäftsdokuments hoch. Die KI liest es per OCR aus und übernimmt Absender, Empfänger, Dokumentnummer, Daten, Positionen, Steuern, Notizen und Bankdaten.
Die KI erfindet keine Zahlen, die nicht in Ihrem Text oder Dokument stehen. Im kostenlosen Tarif sind 5 KI-Füllungen pro Tag enthalten, Pro hat kein Limit.
Ohne Konto: Ihr Entwurf liegt nur in Ihrem Browser (localStorage). An unsere Server geht nichts, bis Sie auf „PDF herunterladen“ klicken – dann erstellen wir das PDF und verwerfen die Daten sofort.
Angemeldete Nutzer, die auf „Speichern“ klicken, finden ihre Dokumente in ihrem Konto: auf jedem Gerät öffnen, bearbeiten und erneut herunterladen. Die Daten gehören Ihnen – jedes gespeicherte Dokument lässt sich in Ihrem Konto mit einem Klick löschen.
Ja, mit Pro. Öffnen Sie in der rechten Seitenleiste „An Kunden senden“, geben Sie die E-Mail-Adresse Ihrer Führungskraft oder der Buchhaltung ein, fügen Sie bei Bedarf eine Nachricht hinzu und klicken Sie auf „Senden“. Wir hängen das erstellte PDF als Spesenabrechnung an.
Ihre eigene E-Mail-Adresse wird als Antwortadresse gesetzt: Wenn Ihre Führungskraft oder die Buchhaltung mit Fragen antwortet oder die Erstattung freigibt, landet die Antwort direkt bei Ihnen – nicht bei uns. Wir sehen und speichern die Unterhaltung nicht.
Ja. Aktivieren Sie in der rechten Einstellungsleiste den Schalter „Unterschrift anzeigen“ und klicken Sie auf „Unterschrift zeichnen“. Es öffnet sich ein Zeichenfeld, auf dem Sie mit Maus, Trackpad oder Touchscreen unterschreiben. Nach dem Speichern erscheint die Unterschrift unten in der Vorschau und wird in alle 5 PDF-Designs zum Herunterladen eingebettet.
In unserem umfassenden Methodenhandbuch erfahren Sie mehr über rechtliche Anforderungen, Buchhaltungsstandards und professionelle Gestaltungstipps.